«data-stats =» true «> Скрытые затраты на аутсорсинг Веслав Павлович, 28 апреля 2021 г., 13:13 Служба ИТ-аутсорсинга расходы поставщиков ИТ ИТ Поделиться в Твиттере LinkedIn

Расчет общей стоимости ИТ-услуг всегда был сложной задачей. Меняющийся характер ИТ и непредвиденные расходы, выявленные во время пандемического кризиса, напоминают о важности хорошего управления ИТ-услугами.

ИТ-аутсорсинг — давно известная и часто используемая бизнес-модель. Во многих случаях это позволяет снизить затраты на внедрение и обслуживание инфраструктуры или ее относительно быстрое расширение, полагаясь на услуги, предоставляемые внешними компаниями.

Его важным преимуществом является возможность планировать операционные расходы, понесенные в течение срока действия контракта. К сожалению, как показал пандемический кризис, в случае неожиданных, неожиданных изменений рыночной ситуации и требований, связанных с модернизацией функций, оказалось, что некоторые компании не предусмотрели и не включили дополнительные расходы в свои контракты, что вынудило им нести незапланированные расходы.

См. также: TenderHut планирует IPO У домашнего офиса есть скрытые бизнес-расходы Что такое MSP? О стратегическом аутсорсинге ИТ-услуг

Сложно все предугадать, но в нынешней ситуации стоит хотя бы задуматься о том, каковы скрытые скрытые источники дополнительных затрат. Тем более, что у поставщиков услуг мало стимулов для раскрытия потенциальных финансовых рисков, и чаще всего именно клиенты должны сами пытаться определить области риска, чтобы эффективно управлять ими или устранять их.

Кроме того, аутсорсинговые компании все чаще переходят от традиционных моделей программного обеспечения и инфраструктурных решений к облачным решениям. Это меняет характер многих скрытых затрат и увеличивает сложность их оценки. Поэтому, планируя заключить новый договор об аутсорсинге или сменить поставщика услуг, стоит помнить о наиболее распространенных дополнительных расходах и стараться их устранить или уменьшить, и прежде всего включить в бюджет, чтобы они не вызывали удивления в дальнейшем.

Неожиданные сбои и управление организационными изменениями

В бизнес-моделях, использующих ИТ-аутсорсинг, способность управлять отношениями с поставщиками особенно важна, особенно когда гибкие методы DevSecOps становятся доминирующими. «К сожалению, затраты на приобретение необходимых навыков и реструктуризацию базовых механизмов контроля значительны и обычно не принимаются во внимание в большинстве контрактов на аутсорсинг», — говорит Крейг Райт, директор консалтинговой фирмы Pace Harmon.

В компаниях с обширными внутренними ИТ-отделами новые проекты и модификации системных функций часто выполняются как часть рутинных задач и не требуют дополнительных затрат. Иначе обстоит дело с аутсорсингом. За доработки и изменения, даже небольшие, обычно приходится платить. Следовательно, чтобы поддерживать контроль над необходимыми расходами, необходимо правильно определить и соблюдать процессы утверждения новых ИТ-услуг, особенно когда границы между бизнесом и ИТ стираются. В конце концов, легче запросить новую услугу, чем изменить существующую.

Стоит отметить, что во многих случаях привлечение консалтинговых компаний может привести к непредсказуемому увеличению затрат. В то время как оценка, основанная на результатах, используется в других областях ИТ-услуг, консультации по-прежнему в основном оплачиваются на основе времени, затраченного на участие эксперта. Некоторые компании ценят повышенную ценность, которую можно получить от хорошей подготовки проекта, но многим компаниям трудно оправдать дополнительные расходы.

Хорошее управление — ключ к успеху

Без эффективного управления преимущества от внедрения новых услуг часто не реализуются в полной мере. Хотя речь идет скорее о потере потенциальной прибыли, чем о дополнительных расходах, конечный результат может быть отрицательным. Эффективный аутсорсинг зависит от правильного определения, улучшения и внедрения не только новых процессов, но и ролей их владельцев.

Участие в постоянном контроле и улучшении процессов и их возможностей, к сожалению, означает дополнительные расходы, которые часто не включаются пользователями в бюджеты, связанные с аутсорсингом. Пандемия COVID-19 прояснила это. В компаниях, которые ранее не инвестировали в системы управления, часто происходило экспоненциальное увеличение стоимости адаптации системы к новым требованиям. Это произошло потому, что им было трудно найти важную информацию о том, какие услуги оказывают наибольшее влияние на работу бизнеса, где они предоставляются, по какой цене и каковы планы по обеспечению их непрерывности.

Чаще всего контракты на аутсорсинг заключаются на основании потребности клиента в услугах, предоставляемых сейчас и в последующие годы. Однако бизнес продолжает развиваться, и то, что могло показаться хорошим вначале, оказывается ненужным в будущем. По оценкам исследовательской компании ISG, в случае контрактов на аутсорсинг средний пользователь теряет 5-15% своей стоимости, платя больше, чем им было фактически предоставлено.

«Этого можно избежать, контролируя самые дорогие услуги и отслеживая их поставки в течение срока действия контракта. Компаниям также следует искать возможности для снижения затрат за счет отказа от менее важных услуг и использования экономии для их замены новыми, более эффективными », — считает Лоис Коатни, ISG.

Модернизация системы и изменение поставщик услуг

Если компания хочет сменить поставщика, стандартные контракты не обязывают поставщика предоставлять документацию о рабочих процессах, бизнес-правилах, логике и алгоритмах, которые реализованы и поддерживаются инструментами компании. «В результате восстановление системы и проверка эффективности инструментов нового поставщика услуг аутсорсинга часто сопряжены с дополнительными незапланированными расходами», — говорит Крейг Райт.

Передача знаний имеет значение. Неэффективная передача знаний может значительно увеличить расходы в результате принятия неправильных бизнес-решений или потери возможности улучшать процессы.

Когда во время внедрения новой системы возникают проблемы, многие аутсорсинговые компании в первую очередь стремятся исправить их самостоятельно, вместо того, чтобы позволить новому поставщику взять на себя полную ответственность за это. В результате это приводит к удержанию большего количества ИТ-персонала, ответственного за обслуживание системы, чем необходимо. Поэтому стоит убедиться, что роли сотрудников четко определены и не пересекаются с обязанностями поставщика услуг аутсорсинга.

Кроме того, в случае контрактов на аутсорсинг многим ИТ-сотрудникам, ранее работавшим в компании, придется перейти со своей текущей работы на управление бизнес-процессами. Для технических специалистов это может оказаться нежелательным изменением и привести к увольнению с работы. Это означает, что могут возникнуть новые незапланированные расходы, связанные с наймом и обучением новых сотрудников.

При смене поставщика услуг предприятия могут ожидать значительных дополнительных затрат, которые не указаны в стандартном контракте. Плата за отказ от услуг чаще всего возникает в результате затрат, связанных с передачей знаний и поддержкой внедрения системы новым поставщиком аутсорсинговых услуг. Помимо платы за переходный период, новые поставщики часто ожидают плату за обслуживание. В результате пользователь должен нести расходы как по переходным, так и по эксплуатационным расходам для обоих поставщиков. Поэтому стоит стремиться заключить договор, который включает возможность изменения объема услуг и предусматривает передачу знаний без дополнительных комиссий.

Имейте в виду, что при переходе от традиционного программного обеспечения, платформ или инфраструктурных решений к облачным решениям также возникают новые элементы затрат. Новые услуги чаще всего работают на основе подписки и потребления ресурсов, без скидок и уступок, предлагаемых существующими поставщиками. В переходный период, пока компания полностью не внедрит новые решения, она должна нести двойные расходы, связанные с одновременной работой новой и старой системы.

В планах трансформации часто не учитываются фактические затраты на вывод из эксплуатации старой системы и потенциальная потеря существующих скидок. При переходе в облако легко сосредоточиться на его преимуществах, забыв о неудобном бремени и расходах, связанных с выходом из старого мира ИТ.

Вы должны приобрести лицензию на коммерческое воспроизведение вашего содержимого Computerworld. Свяжитесь с нашим партнером YGS Group по адресу [email & # 160; protected] Поделиться Поделиться Твитнуть LinkedIn Авторы и время; Веслав Павлович Computerworld

Выпускник физического факультета Варшавского университета. После нескольких лет работы в Институте физики плазмы в Варшаве и Институте ядерных исследований в Сверке с 1992 года он работал в IDG Poland на различных должностях, в настоящее время в качестве редактора в Computerworld. Его основная область интересов — ИТ-технологии.

Подробнее: Веслав Павлович

#hpe_special_offers .